📘 Guide officiel Ma première paie sur Uptimise

Vous vous apprêtez à réaliser votre première paie sur Uptimise ?
Ce guide vous accompagne étape par étape pour sécuriser votre processus et clôturer votre paie en toute sérénité.

1⃣ Comprendre le cycle de paie sur Uptimise

La paie suit un cycle mensuel structuré en 4 phases :

🔹 1. Préparation

Collecte et saisie des éléments variables du mois.

🔹 2. Vérification

Contrôle des données collaborateurs et des calculs automatiques.

🔹 3. Clôture

Génération définitive :

• Bulletins de paie

• Ordre de virement

• États récapitulatifs pour déclarations sociales

🔹 4. Paiement et déclarations

• Paiement via votre établissement bancaire

• Déclarations auprès des organismes sociaux à partir des états générés

2⃣ Vérifications indispensables avant ouverture de la paie

Avant d’ouvrir votre première période, assurez-vous que :

✔ Les informations de l’entreprise sont exactes (RCCM, IFU, régime, taux de risque, coordonnées bancaires)
✔ Tous les collaborateurs sont correctement créés
✔ Les salaires de base sont conformes aux contrats
✔ Les primes contractuelles fixes sont renseignées
✔ Les soldes de congés (N-1 et N) sont exacts

⚠ Important
En cas d’erreur sur les soldes de congés ou sur les données contractuelles, contactez le support avant toute clôture.

3⃣ Préparer la paie du mois

Accédez au menu latéral.

🔹 Étape 1 : Ouvrir le sous menu bulletins de salaire

• Sélectionnez bulletin du mois

• Vérifiez les dates de la période

• Confirmez que vous travaillez sur la bonne échéance

🔹 Étape 2 : Ajouter les éléments de rémunération

La préparation de la paie consiste à intégrer tous les événements du mois.

🔸 Rémunération complémentaire

• Primes

💰 Gérer les Primes sur Uptimise

• Heures supplémentaires

🔸 Absences et impacts

• Congés payés

🌴 Gérer les Congés Payés sur Uptimise

• Absences

📋 Gérer les Absences sur Uptimise

🔸 Ajustements financiers

• Avances ou prêt salariale

💵 Gérer les Avances ou prêt sur Uptimise

• Déductions diverses

💡 Effectuer une Déduction sur Uptimise

• Indemnités non soumises

💼 Ajouter une Indemnité Non Soumise sur Uptimise

💡 Les cotisations sociales sont calculées automatiquement selon le pays et le paramétrage initial.

🔹 Étape 3 : Gestion des mouvements de personnel (si applicable)

Durant la période, vous pouvez :

• Ajouter un nouveau collaborateur

• Mettre à jour un contrat

• Traiter une fin de contrat

Toute modification doit être effectuée avant la clôture.

4⃣ Vérifier et clôturer la paie

Une fois tous les éléments intégrés :

🔎 Effectuer le contrôle final

Avant toute validation :

• Vérifiez les bulletins en prévisualisation

• Contrôlez les salaires nets

• Vérifiez les charges patronales

• Vérifiez les montants de virements

• Contrôlez les bases de cotisations

⚠ La première paie doit faire l’objet d’une attention particulière.

🔒 Clôturer la paie

Cliquez sur Clôturer la paie.

La clôture génère automatiquement :

✔ Les bulletins de paie en PDF
✔ L’ordre de virement
✔ Les états récapitulatifs de cotisations
✔ Les éléments nécessaires aux déclarations sociales

⚠ Après clôture, les modifications nécessitent une régularisation ou l’intervention du support.

5⃣ Paiement des salaires

Uptimise génère l’ordre de virement correspondant aux montants nets à payer.

Il vous appartient de :

1. Vérifier les coordonnées bancaires des collaborateurs

2. Importer ou reproduire l’ordre de virement dans votre banque

3. Procéder au paiement

6⃣ Effectuer les déclarations sociales

Uptimise ne transmet pas automatiquement les déclarations aux organismes.

Cependant, la plateforme génère :

• Le détail des cotisations

• Les bases imposables

• Les montants à déclarer

Ces éléments vous permettent d’effectuer vos déclarations auprès des organismes compétents (CNSS, impôts, etc.).

7⃣ Mise à disposition des bulletins

🔹 Offre Premium (Portail collaborateur activé)

• Les bulletins sont disponibles dans l’espace collaborateur

• Une notification peut être envoyée par email

🔹 Sans portail collaborateur

• Téléchargez les bulletins depuis la plateforme

• Transmettez-les directement à vos collaborateurs

⚠ Erreurs fréquentes lors d’une première paie

• Soldes de congés incorrects

• Mauvaise saisie des primes

• Oubli d’absences

• Coordonnées bancaires erronées

• Clôture sans vérification complète

Nous recommandons fortement une vérification approfondie avant validation définitive.

✅ Félicitations

Votre première paie sur Uptimise est clôturée.

Vous pouvez désormais reproduire ce cycle chaque mois avec plus de fluidité.

🛟 Besoin d’assistance ?

Notre équipe est disponible via :

• Le widget intégré à la plateforme

• Email: [email protected]

• WhatsApp: (+225) 0718000900

• Notre IA intégrée au widget

Un gestionnaire client vous accompagne durant la phase de démarrage.